Skjuler privat kjøring i firmabil

– Det tyder på at arbeidstakere kjører flere private turer i firmabilen når turene føres manuelt, og mulighetene for juks er til stede, sier seniorrådgiver Pål Kamfjord i Abax, landets største leverandør av elektronisk kjørebok.

Arbeidstakers bruk av bedriftens bil skal kunne dokumenteres overfor skattemyndighetene. Derfor er det vanlig å føre kjørebok. Det gjøres enten manuelt i notatbok eller elektronisk ved å installere en SIM-kortbasert enhet i kjøretøyet som leser av bilkjøringen.

Nå viser erfaringene at bedrifter som går fra manuelle til elektroniske kjørebøker reduserer sitt drivstofforbruk, med andre ord at de kjører mindre.

– I de bedriftene hvor vi har målt drivstofforbruket før og etter innføring av elektronisk kjørebok, ser vi en gjennomsnittlig nedgang på 20-30 prosent. Nedgangen kan tyde på at bilene benyttes privat, uten at all privatbruk blir rapportert, sier Kamfjord.

Dyrt å bli tatt
I 2010 gjennomførte Skatt Øst 127 kontroller. I 58 av sakene var privat bruk av fri bil ikke innrapportert i lønns- og trekkoppgaven.

For en bedrift kan det i verste fall bety kroken på døra å bli tatt, med bøter opptil en million kroner og 14 dagers betalingsfrist. Både sjåfør og arbeidsgiver kan etterlignes tre år tilbake i tid.

– Det er ikke bare dyrt å bli tatt for ikke-rapportert privat kjøring. Det er også ressurskrevende å følge reglene. En bedrift som bruker til sammen 30 minutter hver dag på manuell bokføring av kjørebøker for åtte biler, til 400 kroner timen 20 dager i måneden, bruker minst 384 000 kroner i året på føring av kjørebøker, forteller Kamfjord.

Nøyaktig føring av manuelle kjørebøker betyr mye papirarbeid. Informasjon om startadresse, antall kilometer, hvor reisen gikk, sluttadresse og hva oppdraget besto i, skal innrapporteres til myndighetene.

Kompliserte regler
– Reglene er kompliserte, og registrering av opplysninger og dokumentasjon av bilbruk tar mye tid. Vi har sammen med flere andre organisasjoner tatt til orde for å lempe på beskatningen av yrkesbil, men har så langt ikke nådd fram, sier Per-Ole Hegdahl i Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening.

Regnskapsførere anbefaler gjerne bedrifter å gå over til elektronisk kjørebok.

– Det er mange regnetimer å spare på å gå over til elektronisk kjørebok. I tillegg er det et effektivt og presist verktøy for å ivareta kravet til dokumentasjon på en god måte. Den gir oversikt over hvilken bruk som er arbeidsrelatert og hvilken som er privat, sier Hegdahl.

I mobilnettet
En elektronisk kjørebok fører seg selv. All kommunikasjon til og fra enheten i bilen skjer i GSM-nettet. Telenors store dekningsområde gjør at de også er inne i dette markedet, i samarbeid med flere partnere.

– Den elektroniske kjøreboken regner ut antall kjørte kilometer og sender informasjon om alle start- og stoppsteder til en personlig og passordbeskyttet nettside, sier Tore Larsen, fagansvarlig for M2M i Telenor Norge.

Teknologien heter M2M (maskin til maskin) og brukes til mye, som i toveis strømmåleravlesning, i alarmer, i overvåkning av maskiner, bygninger og containere, i flåtestyring av bil og til å kontrollere nivået i tanker og kummer.

Om privat bruk av yrkesbil:

·         Skatteyteren er pålagt å dokumentere bruk av yrkesbil, med omvendt bevisbyrde. Dersom ligningsmyndighetene mener det er grunn til å tro at en bil har blitt brukt privat uten at det er rapportert inn, må skattyter bevise det motsatte.

·         Hvis kilometerne i telleren ikke kan dokumenteres, fastsetter ligningsmyndighetene bruk og evt. straffeskatt etter skjønn.

·         ’’Sporadisk bruk’’ av yrkesbil til private formål, utløser ikke full firmabilbeskatning. Men regelverket definerer dårlig hva som regnes som sporadisk.

·         Elektronisk kjørebok er en fastmontert GPS-modul med et SIM-kort som automatisk regner ut antall kjørte kilometer og sender all informasjon om alle start- og stoppsteder til en personlig og passordbeskyttet nettside.

Elektronisk kjørebok tilfredsstiller revisors og myndighetenes krav til korrekt utfylt kjørebok.